Kāpēc datu pārvaldība ir svarīga?

Informācija ir lēmumu pieņemšanas centrā. Mainot datus, pie kuriem strādā lēmumu pieņēmēji, organizācija sasniegs atšķirīgu rezultātu. Tāpēc visu darbību efektivitātes atslēga ir vispilnīgākās un atbilstošākās informācijas iegūšana. Bet kā tieši mēs varam atfiltrēt nepieciešamo un kritisko informāciju, bez kuras veiktajiem pasākumiem vajadzētu novest pie neefektīva virziena? Atbilde ir efektīva, izpildīta saskaņā ar algoritmiem, kas optimizē datu apstrādes, uzglabāšanas un apmaiņas mehānismus. datu pārvaldībā tas ir paslēpts.

Kas neļauj iegūt maksimālu labumu no datiem?

Datu saglabāšana visos organizācijas hierarhijas līmeņos

Pastāv izplatīta tendence slēpt negatīvu informāciju. Vadība to dara, lai izvairītos no panikas starp padotajiem un tautas darbiniekiem, baidoties zaudēt darbu. Līdz ar to kāda uzņēmuma vai organizācijas darbībā nelabvēlīgā stāvoklī esoša puse var ilgstoši palikt slēpta.

Datu piesārņojums

Aprites procesā dati pieaug ar neuzticamu informāciju, un, jo grūtāk no tiem atbrīvoties, jo vairāk tiem izdodas aizbēgt no galvenajiem kanāliem. Piemēram, viens no darbiniekiem ziņojumā kļūdījies un norādījis nepareizus skaitļus. Ja tas netiek savlaicīgi pamanīts, tos atkārtos daudzi citi gadījumi, kas tos uztvers kā uzticamus.

Informācijas apmaiņas kavēšanās

Ja dati tiek glabāti dažādās vietās un par tiem nav neviena ieraksta, tos var būt grūti izgūt īstajā laikā.

• Pirmsdigitālajā laikmetā tas atbilda situācijai, kad veiktspējas dati no katras organizācijas nodaļas tika glabāti daudzās mapēs, galddatoros un glabātuvēs. Ne vienmēr bija iespējams tos atrast īstajā laikā.
• Mūsdienu digitālajā pasaulē tas nozīmē, ka nav atklātas un caurspīdīgas sistēmas informācijas izplatīšanai atkarībā no tā, kur tā tika savākta. Šajā gadījumā darbinieks droši zina, ka šī informācija kaut kur glabājas, bet nevar precīzi pateikt, kurā no daudzajām mapēm.

Ko ietver efektīva datu pārvaldība?

Kādiem jābūt mehānismiem darbam ar informāciju, lai savlaicīgi atklātu kļūdas, filtrētu “atkritumu” datus un iegūtu objektīvus datus, nevis tikai tos, kas tos apraksta personas labā?

Datu pārvaldība ir līdzīga visu informācijas apmaiņas procesu ieviešanas noteikšanai saskaņā ar kontrolsarakstu. Šī procesa pīlāri ir šādi:

• Kontrole pār datu saņemšanu un pārsūtīšanu. Pirmajā gadījumā ir jāpārliecinās, ka informācija tiek saņemta pilnā apjomā no visām nepieciešamajām nodaļām vai galvenajām personām. Otrkārt – izveidot stingrus filtrus, kam ir tiesības piekļūt saņemtajai informācijai. Tas ir svarīgi ne tikai ekonomiskās drošības, bet arī iestāžu higiēnas dēļ. Pārslodze ar nevajadzīgu informāciju ne tikai veicina darba ražīguma pieaugumu, bet arī bremzē to.
• Datu sistematizācija. Organizācijā ir jāizstrādā datu uzglabāšanas karte, kas atvieglo vajadzīgās informācijas atrašanu.
• Uzglabāšanas metode. Uzglabāšanas metodes izvēle ir atkarīga no to cilvēku skaita, kuriem nepieciešama nepārtraukta piekļuve šai informācijai. Ja tā ir tikai viena persona, to var glabāt seifā vai cietajā diskā. Tomēr, ja noteikta informācija pastāvīgi ir nepieciešama plašam darbinieku lokam, tā ir jāievieto mākoņkrātuvē, lai samazinātu laiku, kas pavadīts, lai piekļūtu šai informācijai.

Jo skaidrāki ir algoritmi datu iegūšanai, apmaiņai un uzglabāšanai organizācijā, jo mazāka ir būtiskas informācijas nozaudēšanas vai noplūdes problēma. Abi šie faktori kavē efektīvu uzņēmuma darbību. Tiekot galā ar efektīvas datu pārvaldības uzdevumu, uzņēmums būtiski nostiprināsies objektīvajā realitātē, kuru neizkropļo pārmērība vai zināšanu trūkums.