Protokols ir dokumenti, kas ļauj oficiāli reģistrēt notikumus. Protokols tiek izmantots, lai dokumentētu notikumu, kā tas noticis, vajadzības gadījumā atsauktos uz to, oficiāli un korekti dalītos ar informāciju, kā arī tiesiskai aizsardzībai. Oficiālais paziņojums par incidentu tiek sniegts protokolā.
Kas ir minūte?
Protokolu glabāšana ir process, kurā tiek oficiāli reģistrēts notikuma, tikšanās, darījuma procesa vai sarunas saturs tieši tāds, kāds tas ir. Protokols tiek glabāts, lai nodrošinātu aizsardzību juridiskajos procesos, oficiāli dokumentētu incidentu, atsauktos uz to kā uz oficiālu dokumentu juridiskajos procesos un precīzi atspoguļotu situāciju.
Oficiālo iestāžu sagatavotos protokolus var parakstīt policija, notārs, tiesa, uzņēmumi, valsts iestādes vai valsts iestādes.
Kā saglabāt protokolu?
Tā kā protokoli ir oficiāli dokumenti, to sagatavošanā ir jāievēro noteikti noteikumi. Protokola uzskaites procedūrās var būt izmaiņas un atšķirīga informācija par reģistrējamā notikuma veidu un vietu. Varat izmantot šādus nosacījumus kā piemēru protokolu glabāšanai:
- Pirms protokola satura uzsākšanas jāuzraksta nosaukums atbilstoši noteikumiem. Ja incidentam, par kuru ir ziņots, nav īpašas situācijas, virsraksts jāraksta lapas vidū un ar lielajiem burtiem jāraksta "MINŪTES".
- Pēc ziņojumā aprakstītā incidenta rakstura norādīšanas jāsniedz detalizēta informācija par incidentu. Papildus detalizētai informācijai par incidentu ziņojumā jāiekļauj arī informācija par incidenta iegūšanas veidu.
- Skaidri jānorāda arī tāda informācija kā incidenta vieta, datums un laiks, kā arī incidents.
- Ja ir pierādījumi, kurus var uzskatīt par pierādījumiem par ziņojumā minēto notikumu, tie arī jāpievieno ziņojumam. Ziņojumā jāiekļauj arī informācija par to, kā pierādījumi iegūti.
- Ja minūtes aizņems vairāk nekā vienu lappusi, lappušu aizmugure ir jāatstāj tukša un jaunās lapas jānumurē.
- Nepieciešami arī to cilvēku slapji paraksti, kuru informācija ir iekļauta protokolā. Protokols bez parakstiem nav derīgs.
Lietas, kas jāņem vērā, gatavojot protokolu
Tā kā protokoli ir oficiāli dokumenti, tad, sagatavojot protokolus, jāievēro noteiktas veidnes un noteikumi. Svarīgi protokola sagatavošanas punkti ir šādi:
- Tas jāsagatavo uz A4 vai A5 formāta papīra.
- Protokola nosaukums jāraksta ar lielajiem burtiem lapas vidū.
- Detalizēti jāiekļauj incidenta datums un laiks, informācija par to, kā incidents notika un kā par incidentu tika uzzināts.
- Ziņojumā jāiekļauj arī pierādījumi par notikušo.
- Jāiekļauj arī protokolā nosaukto personu identitātes informācija.
- Protokola beigās jāiekļauj protokola glabāšanas datums un laiks, kā arī minēto personu paraksti, lai beigas būtu skaidras.
Kāda ir minūšu izmantošana?
Protokols tiek glabāts, jo tie ir oficiāli dokumenti gadījumos, kad par notikušo ir jāziņo. Protokols kalpo kā tiesiskā un tiesiskā aizsardzība notikušajiem notikumiem, kā atsauce uzņēmuma vadības situācijām un darbinieka un darba devēja attiecībām. Lai protokoli tiktu uzrādīti kā oficiāli dokumenti un būtu noderīgi notikušajam, tie jāsagatavo ar reālu informāciju un rūpību. Protokolus var izmantot kā oficiālus dokumentus dažādiem pasākumiem un mērķiem. Mēs varam uzskaitīt protokolu glabāšanas priekšrocības šādi:
- Tie nodrošina tiesisko aizsardzību, izmantojot tiesas, notāra, amatpersonu vai valsts iestāžu protokolus kā pierādījumus tiesvedības procesos.
- Gadījumos, kad nepieciešamas sankcijas vai kriminālprocess, protokolu tiesā uzrāda kā oficiālus dokumentus par notikušā gaitu.
- Uzņēmējdarbības iestādēs var glabāt protokolus, lai saglabātu informāciju par sanāksmju un diskusiju saturu. Šīs minūtes var tikt izmantotas turpmākajos lēmumos.
- Darba vietās glabājamie protokoli var tikt glabāti, lai aizsargātu darba devēju un darbinieku tiesiskajos procesos par notikumiem darba vietā.
Kā rakstīt protokolu atbilstoši viņu situācijai?
Gadījumos, kad incidents ir jāreģistrē, protokolus var glabāt, lai gan dažādās jomās. Protokolu var glabāt par biznesa dzīvi, izglītību un veselības stāvokli, kā arī tiesvedību vai kriminālprocesu. Problēmsituāciju gadījumā slimnīcu pārbaudēs un ārstēšanās var sagatavot ziņojumu par veselības stāvokli, protokolu par sodiem, piemēram, disciplīnu izglītības dzīvē, ziņojumu par jebkuru problēmu militārajās zonās vai nelaimes gadījumu darba vietā.
Kā saglabāt ceļu satiksmes negadījuma ziņojumu?
Satiksmes negadījuma protokolu ar materiāliem zaudējumiem var sastādīt saskaņā ar šādiem noteikumiem:
- Protokols divos eksemplāros jāaizpilda tikai negadījumā iesaistītajām personām. Ja esat iesaistīts negadījumā, protokols ir obligāti jāaizpilda arī tad, ja jums nav tiesību.
- Lai gan protokolam aizpildītā veidlapa ir fotokopija, protokolā jābūt pušu slapjiem parakstiem.
- Informācija veidlapā ir jāaizpilda nepilnīgi un skaidri jānorāda negadījuma cēlonis.
- Tā kā pārskats būs nederīgs, ja uzņēmumu un polisi nevarēs identificēt, pilnībā un precīzi jānorāda pušu apdrošināšanas sabiedrības un satiksmes polišu numuri.
- Pārskats jāiesniedz apdrošināšanas sabiedrībai piecu darba dienu laikā.
Kā glabāt militāros ziņojumus?
Militārajās jomās protokoliem parasti ir noteikta veidne. Piemēram, ja ziņojums ir saistīts ar disciplināru incidentu, ziņojuma lapas augšējā vidusdaļā tiek ierakstīts nosaukums, piemēram, 'INDISCIPLĪNAS ATKLĀŠANAS ZIŅOJUMS'. Pēc notikuma datuma, precīza laika un precīzas vietas norādīšanas ziņojumā tiek iekļauta informācija par notikušo un incidentā minētie vārdi. Pēc tam, kad beigās ir norādīts protokola sastādīšanas datums, protokols tiek pabeigts ar protokolā minēto personu un protokolētāja slapjiem parakstiem.
Kā saglabāt studentu atskaites?
Tāpat kā citās minūtēs, pēc ziņojuma nosaukuma rakstīšanas ar lielajiem burtiem tiek iekļauts notikuma datums, laiks, notikuma informācija un pasākumā minētie vārdi. Pēc protokola datuma pievienošanas beigām protokols tiek pabeigts ar skolēna, skolotāja, direktora palīga un direktora slapjiem parakstiem.